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Sechs Tipps gegen die E-Mail-Flut

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Sechs Tipps gegen die E-Mail-Flut

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Wenn die E-Mail-Flut Beschäftigte zu überrollen droht, hilft nur eine strikte Regel: Alles, was unter fünf Minuten dauert, wird sofort erledigt. Der Rest kommt als Termin in den Kalender.

Quelle: dpa-infografik

Münster. Plop, plop, plop - das Benachrichtigungsfenster für E-Mails will manchmal gar nicht mehr vom Bildschirm verschwinden. Aber was tun Beschäftigte, wenn die E-Mail-Flut kein Ende nehmen will?

1. Benachrichtigung deaktivieren: Im Minutentakt kommen neue E-Mails herein: Das kennen viele aus ihrem Berufsalltag. In so einer Situation ist es am besten, zunächst das E-Mail-Benachrichtigungsfenster auszuschalten, rät Dagmar Friebel, Zeitmanagement-Coach in Münster. Das Aufploppen störe die Konzentration.

Dabei kann man die Funktion im Mail-Programm Outlook abstellen.

2. Feste Regeln: Friebel empfiehlt, das E-Mail-Programm nicht auf einem Bildschirm dauernd geöffnet und im Blick zu haben. Besser sei, sich je nach Job und Bedarf feste Regeln zu setzen, wie: "Ich gucke jede halbe Stunde in mein Postfach, mehr nicht."

3. Prioritäten setzen: Sind sehr viele E-Mails eingelaufen, heißt es bewerten statt bearbeiten, fasst Friebel zusammen: "Brauche ich die?" sei hier die erste Frage. Wenn nicht, wird sie direkt gelöscht. Wer in einen Verteiler gerutscht ist, in den er nicht will, sollte sich herausnehmen lassen. Das können Newsletter sein, aber auch interne Verteiler, in denen ein großer Kreis an Angestellten in "cc" gesetzt wird, bei denen die Informationen nicht für jeden relevant sind.

Enthält die E-Mail eine Aufgabe, die der Beschäftigte in weniger als fünf Minuten erledigen kann, macht er sie am besten sofort. Dauert die Aufgabe länger als fünf Minuten, zieht er sie in den Kalender des Mailprogramms wie zum Beispiel Outlook und legt einen Termin an. 

4. Farben einsetzen: Im Kalender empfiehlt Friebel, mit Farben zu arbeiten, um Projekte optisch voneinander abzugrenzen. Alternativ vergeben Berufstätige eine Farbe für die Priorität der Aufgabe - zum Beispiel: rot gleich wichtig, blau gleich nicht ganz so dringend.

5. Ordner einrichten: Hilfreich ist auch, Ordner einzurichten. Informationen der Geschäftsführung, die wichtig sind, aber keinen direkten Arbeitsauftrag enthalten, können zum Beispiel in einen eigenen Unterordner wandern. Auch Projekte sind in Unterordnern übersichtlicher organisiert. "Das Ziel soll sein, dass abends das Postfach leer ist", sagt Friebel. Das bedeutet aber nicht, dass alles abgearbeitet worden sein muss, aber dass alle Mails bewertet wurden.

6. Lieber telefonieren: Ebenso wichtig sei, selbst nicht zu viele Mails zu schreiben: "Was man telefonisch machen kann, gerne auch telefonisch machen", rät Friebel. So vermeide man ein unnötiges E-Mail-Pingpong. Am 3. August vor 30 Jahren wurde die erste E-Mail nach Deutschland geschickt.

dpa

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